Как правильно написать запрос в архивах
О правильности и полноте составления запроса
Регистрация: 28 окт. 2003
скончалась 16 марта 2009 Светлая ей память!
Регистрация: 14 окт. 2005
Регистрация: 30 авг. 2003
Мои предки все жили в Ставропольском крае (по современному территориальному делению). И, соответственно, мне нужно писать запросы (семь) в один и тот же архив. Может запросы надо как-то объединять? Или какую избрать тактику, чтобы 7 запросов не растянулись на много лет?
Располагаю обширными сведениями по ст. Суворовской, Бекешевской и с. Старомарьевке (ныне Ставропольский край). И не столь обширными по некоторым другим населенным пунктам Северного Кавказа.
Регистрация: 27 апр. 2005
Они нашли впринципе много но некоторой информации нету, причем той которая явно должна была быть там. Что это? не до конца они там поковырялилсь или действительно инфы нет? А также все что нашли они прислали по е-маил. И у меня вопрос если мне копии тех документов то это за отдельную плату делаеться или там сумма о которой я выше говорил подразумевает ксерокопии документов.
Ищу фамилии: Бурак, Бураков, Шиплюк, Канецкие, Конецкие, Болтрукеевич, Ритчер, Кузьмицкие, Халецкие.
Регистрация: 22 июля 2004
Могу поделиться своим опытом переписки с разными архивами.
Прежде всего, для того, чтобы получить ТО, что Вам НУЖНО, Вы должны в своём письме-запросе ЧЁТКО сформулировать, ЧТО Вы от них хотите: только СОДЕРЖАНИЕ интересующих Вас документов (и тогда они правомерно могут изложить их Вам и по e-mail), или КОПИИ этих материалов. Я всегда в запросах, если прошу найти не один-два документа, а более, пишу: "прошу по результатам проведённого поиска выслать мне обзорно- информационное письмо с краткой аннотацией найденных документов, с возможным последующим копированием отобранных мной документов. ". И потом, по этому письму САМ выбираю, ЧТО мне нужно в виде КОПИИЙ и заказываю им копировать уже конкретные отобранные мной документы.
Другое дело, если я заранее знаю, что мне нужны исключительно копии, тогда я так сразу и пишу в письме-запросе. (Иногда отвечают: "ксерокопии по тем или иным причинам сделать невозможно /ветхость или габариты подлинника, и т.д./", тогда вариант: фотокопии, но это, как правило несколько дороже. Если же и фотокопии отпадают, то остаётся - увы! - просить только содержание (выписку) документа. )
В любом случае копирование документов идёт в счёте на оплату ОТДЕЛЬНОЙ СТРОКОЙ. Как я понимаю, раз Вы заплатили сумму около 1600 руб. (надеюсь, это не аванс?), то Вам был прислан счёт, в котором ДОЛЖНЫ БЫТЬ РАСПИСАНЫ ВСЕ ОПЕРАЦИИ с указанием стоимости КАЖДОЙ из НИХ (выемка дел из фондов, просмотр, выписка содержания документа, и т.д.), и если КОПИРОВАНИЕ там не указано, то оно не входит в данную сумму.
Что касается темы "ВСЁ, что у них есть, или НЕ ВСЁ" они Вам нашли, то тут однозначно ответить нельзя. Вы пишете ". инфы, которая ЯВНО ДОЛЖНА БЫЛА БЫТЬ ТАМ. ". А на чём, простите, основана такая Ваша абсолютная уверенность? Вы можете мотивированно, документально доказать, что они нашли не всё, что имеют, указать им номера фонда, описи, дела и листов, которые они Вам почему-то не нашли?
Хуже всего, когда архив вообще не считает нужным дать какой-либо ответ на Ваш запрос. К сожалению, я с этим тоже неоднократно сталкивался. Отдельная "больная" тема - сроки выполнения запроса. Здесь - полнейшая "анархия". Каждый архив имеет "свои" сроки. Иногда дело затягивается до года. Ускорить этот процесс (иногда!) можно, телефонными звонками непосредственному исполнителю (раздобыв номер телефона через контактную информацию архива). Обращения по e-mail, по моему опыту, НЕЭФФЕКТИВНЫ.
Вот, пожалуй, и всё, что я могу Вам порекомендовать.
Если есть ещё вопросы - пишите, постараюсь ответить.
Царицынское Генеалогическое Общество http://www.gen-volga.ru/
Группа в одноклассниках https://ok.ru/group/58135161602087
Регистрация: 30 июля 2005
У меня есть инфа о прадеде. Хочу найти дальше - информацию кто были его родитли, чем занимались, кто были их родители, чем они занимались (не просто даты и ФИО, а именно с биографическими данными - где учился, где работал и т.д.) и так далее вглубь веков.
Как лучше начать данный поиск? Что запросить в архиве?
Ищу КОТЛОВЫ (Костромск, Вологод., Ярославская), МАЗАЛЕЦКИЕ(россия, Польша.), ШАРОВЫ (Вологодская), ЛИСИЦИ(Ы)НЫ и ЧИСТЯКОВЫ (предки из Карелии и Тверской губернии), Мартыновы (Курская), Исаковы (Коми)
скончалась 16 марта 2009 Светлая ей память!
Регистрация: 14 окт. 2005
Регистрация: 27 апр. 2005
Ну вообщем по порядку.
1. Сработали они вполне оперативно, на все про все ушел месяц. (из органов ФСБ, МВД и прокуратуры мне примерно в эти же сроки отвечали).
2. Прислали ответ на е-маил, ответ на две странички. Состоит из цитат личных дел прадеда и пробабушки которые заводились при расскулачке.
У моего прадеда было 5 детей. так вот по всем есть информация о рождении и крещении, кроме моей бабушки ее младшей сестры. тоесть есть инфа с 1911 по 1917 г. Моя бабушка родилась в 1917 в том же месте где и все ее братья но по ней инфы нету :-( В ответе в конце они отдельным параграфом дали список фондов в которых есть инфа которую они нашли. Никаких смет и.т.п. там нету.
3. Плюс еще странность в том что даты рождений у всех очень сильно отличаются с теми что стоят в их личных делах НКВД и КГБ. причем разброс плюс минус 10 лет.
Вообщем я ожидал какойто ясности от ответа, а оно все еще сильнее запуталось. :-(
4. Мне вообще главный интерес был в этом мероприятии узнать точно когда моя бабушка родилась. она этого никогда не говорила. вернее говорила что в 1919 году но тутже добавляла что там ее отец даты поменял в доках и.т.п. А тут в архиве по ней вообще ничего нет. :-(
Ищу фамилии: Бурак, Бураков, Шиплюк, Канецкие, Конецкие, Болтрукеевич, Ритчер, Кузьмицкие, Халецкие.
Регистрация: 22 июля 2004
Если долго не было ответа - через 1,5-2 месяца посылал повторный запрос, но уже исключительно заказным письмом (можно - с уведомлением). Дело в том, что для ускорения процесса я иногда первый запрос отправлял электронной почтой, но весь мой опыт общения с архивами показывает, что чаще не отвечают именно на "мыло".
повторный запрос пишите исключительно на имя ДИРЕКТОРА АРХИВА.
Царицынское Генеалогическое Общество http://www.gen-volga.ru/
Группа в одноклассниках https://ok.ru/group/58135161602087
скончалась 16 марта 2009 Светлая ей память!
Регистрация: 14 окт. 2005
Касательно точности исполнения запросов в исторические архи.
Естественно, чтио сами запросы должны быть конкретными, по возможности точными и направлены в те архивы, которые владеют соотвествующими фондообразователями.
Однако касательно стоимости исполнения ответов на запросы в исторические архивы, то она должна в точности соответствовать объему выполненных услуг и операций, произведенных с запрашиваемой информацией.
При выполнении запроса сама стоимость оплаты по немув вытекает не из количества предоставляемой операции, а из объемы трудозатрат по поиску и оформлению на запрашива6емые сведения.
Сама информация, согласно основам и принципам действующего архивного законодательства, не может быть объектом купли - продажи в случае, если ее предоставление связано непосредственно с реализацией гражданами своих основных прав и свобод, гарантированных конституцией и международным правом, в данном случае правом на знание о своем происхождении как проявление права на свободный доступ к информации и ее получение в любом виде. В данном случае речь идет непосредственно о праве на знание о своем происхождении.
В связи с этим, при оформлении подобного рода запросов в ордере на оплату за предоставляемые услуги региональные архивы, как и центральные исторические, должны предоставлять Вам непосредственно расшифровку из номенклатуры своего Прейскуранта на оплату услуг.
Нормативными документами по оплате подобного рода запросов является Прейскуранта на работы и услуги того или иного регионального и федерального государственного архива.
Таким образом, при оплате запроса Вы платите не за предоставление информации, а лишь за операции и трудозатраты, в результате которых предоставляемая информация была получена, а именно разного рода сведения о происхождени, приямых, боковых и перекрестных родственных связях.
На каждый род услуг и работ в соотвсетвующих региональных архивах сущсетвует свой претскурант.
При этом ответы на запросы должныф быть та кже точны, насколько точны документы, содержащие ту или иную информацию, то есть в тексте ответа на запрос в исторический архив должне6ы приводиться точные данные источника, из которого взяты те или иные сведения, а именно название архива, номер фонда, номер описи, номер дела, номер связки и дела, номер листа, номер метрической записи для метрических книг, номер семьи для ревизских и подушных перечислений, ревизских сказок, подушных описей, посемейных списков и так далее.
Принципы точности и конкретики при ответе на запросы и их исполнение зависит от уровня профессиональной подгтовки работников государственных и федеральных государственных архивов.
Уровень ответов на запросы зависит также и от этических сторон генеалогических изысканий, вопросы о которых подняты в сотвествующем разделе форума.
Если в документальном запросе будет точно сформулирован круг соотвествующих предпочтений, необходимых источников, точно определены географические, хронологически и иные рамки.
Вопрос о возрасте и его указании в документах НКВД по репрессиям.
Возраст членов семьи репрессированных, в данном случае крестьян, мог указываться неточно по следующим причинам.
Во-первых, в спешке сотрудники НКВД могли просто на взгляд определять возраст репрессированных или вносить в анкеты и личные дела заведомо неточно поданные данные от самих заключенных или арестованных. Кроме того, сверяться могли по не совсем точным волостным спискам и иным документам массового характера, а также по советским паспортам. Известно, кроме того, что и сами метрические книги, по которым сверялись, были неточными источниками и давали разброс в возрасте в 3-5 лет. Такое случалось.
Неточность эта может быть связана с разными причинами, особенно для периода дикой коллективизации периода 1931-1934 годов, в период которой особо не разбирались и не документировали зачастую разные этапы операций репрссиям, особенно если помнить факты характера репрессий в Поволжье и на Украине, которые просто в уме не укладываются.
На этапах военной коллективизации никто и внимания не обращал на вопросы докуметирования - собранных с нескольких сел просто загоняли в вагоны и гнали в определенное место, даже не составляя соотсвествующих списков.
В одной Карелии кличество репрессированных достигает 1, 1 миллиона человек ( по неточным данным архива Министерства Внутренних Дел Республики Карелия), при этом около трети из ни х умерло или погибло на непосильных работах на ББК и еще около десятка лагерей на территории нынешней Республики Карелии.
Сама коллективизация явилась прямым продолжением политики красного террора в период гражданской войны и была еще более страшной по внутреннему характеру и беззаконию ( были разорены самые цветущие сельскохозяйственные регионы, население которых было известно антисоветскими настроениями). Лишь американская историография называет примерное количество жертв того периода времени. Счет погибших и невозвратных потерь так и останется навсегда несказанным, но примерное количество жертв коллективизации общеизвестно.
Наиболее вероятным местонахождением дел по данному периоду времени и по репрессиям массового характера периода дикой ( военной) коллективизации являюься архивы МВД соответствующих республик и краев.
Как сделать запрос в архиве образец
как сделать запрос в архиве образец Если вас интересует, как сделать запрос в архив о родственниках, то данная статья в этом поможет. Все запросы, поступающие от населения, можно разделить на три основных типа:
1. Социально-правового характера (в виде различных справок - по трудовому стажу и пр.).
2. Тематического характера (несущие информацию биографического плана о какой-либо конкретной личности).
Первые два вида мы рассматривать сейчас не будем. Остановимся на третьем - как сделать запрос в архив о родственниках.
Вам помогут за деньги
Существуют специализированные бюро фамильных исследований, где любой, желающий сэкономить время и избавиться от хлопот, может заказать генеалогическую информацию на платной основе. Работники подобных учреждений могут за плату (достаточно символическую) сформулировать грамотный текст заявления и предоставить точный адрес того архива, в которой вам предстоит обращаться.
Далее речь пойдет об особенностях, которые необходимо учесть, общаясь с работниками отделов хранения, читальных залов и прочих "присутственных мест". Именно им предстоит обрабатывать и удовлетворять запросы о родственниках, поступающих от интересующихся граждан.
Перед тем как сделать запрос в архив о родственниках, попробуйте представить себе, с какого рода специалистами вам предстоит иметь дело. Данный фактор психологического характера может сыграть немалую роль в успехе всего предприятия. Согласно статистике, персонал таких заведений, как государственные архивы, относится к числу интеллигентных образованных людей. Деятельность, состоящая в обработке архивных запросов, не входит в число их непосредственных обязанностей. Дохода от подобной работы они никакого не получают (несмотря на то, что услуга эта платная, все деньги поступают в казну).
Конкретные исполнители не имеют ничего сверх своей зарплаты, в связи со всем вышесказанным заявку вполне могут отклонить, не объяснив причин отказа, либо ответив формально в виде отписки. Порой федеральные учреждения публикуют на собственных интернет-ресурсах объявления следующего характера "В связи с сильной занятостью специалистов обработка запросов генеалогического характера не производится".
Что же касается органов ЗАГС, тут ситуация несколько другая. Ответы на запросы о родственниках - непосредственная обязанность работников этих учреждений. Поступающие заявки могут быть совершенно разными. Кто-то разыскивает документы, касающиеся заключения либо расторжения брака между родителями или прочими членами семьи. Другой делает запрос в архив о родственниках для гражданства. Третий занят поисками свидетельства о смерти или о рождении дальнего предка. Четвертый, проживая за рубежом, может отправить запрос в архив о родственниках в России. Изменения в законодательстве происходят достаточно часто, поэтому все нюансы процедуры уточняются непосредственно на момент конкретного обращения.
Подобное учреждение наверняка потребует доказательства ваших родственных отношений с той личностью, информацию о которой вы пытаетесь получить. Скорее всего, исследуя историю собственного рода, вы столкнетесь с тем положением, которое допускает запрашивать данные исключительно об умерших предках. Подобный запрос без дополнительного разрешения доступен лишь детям упомянутого лица. То есть работники архива исходят из предположения, что восстановлением свидетельства и прочих документов заниматься будут люди сами либо при помощи уполномоченных представителей.
Кому доступен запрос в архивах личного дела родственника?
Что это означает на практике? Если живы ваши родители, то не пытайтесь подавать запрос о родственниках через поколение (то есть бабушках и дедушках). Внукам такую информацию никто не обязан выдавать. Если ваша мать либо отец по любым причинам не в состоянии заняться процедурой поиска информации, их задача - нотариально оформить доверенность на право заниматься подобной деятельностью. Исполнителем при этом может быть любой человек - не обязательно родственник.
И, тем не менее, конкретный алгоритм поисковых действий вы сможете уточнить лишь в момент возникновения индивидуальной ситуации. Он зависит не только от степени родства заявителя с объектом поиска, но и от юридической ситуации на текущий момент. Данные строгие правила придуманы не напрасно. Если вдуматься, всё вполне логично и справедливо. Вряд ли кто-то из вас обрадовался бы, обнаружив следующий факт: какие-то чужие люди совершенно свободно получают доступ к биографии и прочим важным нюансам жизни ваших родственников либо копаются в истории семьи, выискивая какой-либо компромат (зачастую с неблаговидной целью).
Итак, базовую концепцию мероприятия мы с вами уяснили. Теперь перейдем к конкретным действиям. Как именно составить запрос, чтобы добиться исполнения его быстро и без препятствий? Прежде всего следует установить, в какой именно из городских архивов или органов ЗАГС следует нести свое заявление на тему поиска. Куда обращаться - в центральный архив или местное его подразделение? Выбирается объект для подобных целей, в зависимости от той задачи, которую вы перед собой ставите. Это может быть получение определенной информации либо восстановление любых документов.
Немаловажен и фактор времени - как давно произошло интересующее событие (смерть, рождение, бракосочетание). Согласно законодательным нормам, документ, созданный менее ста лет назад, обязан находиться на хранении в территориальном органе ЗАГС. На практике зачастую сравнительно "молодые" записи, относящиеся к актам гражданского состояния, также попадают в региональные архивные хранилища.
Таким образом, если вас интересует документ семейного характера, относящийся к советскому периоду (например, вы составляете запрос в архив о родственниках - участниках ВОВ), заявление направлять следует, прежде всего, в отдел ЗАГС по месту искомого события. Если же бумага успела попасть в фонд федерального архива, информацию об этом вы получите с ответным письмом.
В настоящее время государственные службы целенаправленно разрабатывают общую электронную базу данных, куда в централизованном порядке поступает вся нужная информация о гражданах. Когда система будет достаточно хорошо отлажена, появится возможность посылки запроса в областной архив, и дело поиска нужных людей или документов значительно упростится.
Если ваш запрос касается фактов, относящихся к дореволюционному периоду, то их предстоит искать в метрических тетрадях церкви. Именно туда вносилась требуемая вам информация до того, как появились книги записи актов гражданского состояния.
Порядок действий в этом случае должен быть прямо противоположным. Начните запрос с областного архива того региона, где проживало интересующее вас лицо или происходили важные для вас события. Если нужных записей в их фондах не хранится, вас, скорее всего, перенаправят в орган ЗАГС.
О чем следует помнить
Порой возможны случаи неразберихи, когда менялись границы районов согласно административно-территориальному делению. Тот или иной населенный пункт (город, село, деревня) вместе с со своим церковным приходом мог относиться в разные годы к различным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах.
Вполне возможно, что, не обнаружив данных в одном из них, работники хранилища не предупредят гражданина о подобной вероятности. Ответом на запрос станет классическая отписка с формулировкой "не обнаружено". Если у вас имеются хоть небольшие сомнения в тщательности подхода к обработке вашего запроса, попробуйте продублировать его, направив заявление в соседние региональные архивы, куда теоретически могли быть переданы церковные и любые другие документы, содержащие записи обрядов предков. В ряде случаев целесообразно обращение в центральный архив.
Давайте теперь перейдем к самой процедуре непосредственного оформления заявки. Образец запроса в архив не содержит ничего сложного. Текстовое сопровождение должно быть написано правильно. Подобные обращения в органы ЗАГС и учреждения-хранилища достаточно похожи по своей форме, поэтому мы не будем рассматривать здесь оба варианта. Итак, содержание запроса в архив о родственниках условно состоит из трёх текстовых блоков: адреса организации, куда обращение направлено, кратко изложенной сути ситуации и информации о заявителе. Каждую часть заполнять обязательно. Пропустив любую из них, вы однозначно не достигнете нужной цели.
Перед тем как писать запрос в архив о предках, не поленитесь зайти на интернет-сайт учреждения либо позвоните по телефону и узнайте, оказывается ли подобная услуга как таковая. Если работа по поисковым обращениям граждан ведется, поинтересуйтесь способом, при помощи которого следует отправить ваше заявление. Где-то принимают подобные письма по электронной почте, где-то предпочитают иметь дело с традиционной бумажной корреспонденцией. Там же можно узнать, сколько стоит запрос в архив о родственниках.
Если работа предстоит исключительно на физических носителях, то есть в виде письменных обращений и ответов на них, не забудьте вложить запасной конверт. Бюджетные организации часто не располагают собственными дополнительными средствами для рассылки. Согласитесь, очень обидно, если важный для вас запрос будет проигнорирован по столь банальной причине. Логично предположить, что чем меньше размеры архива, тем более скромный бюджет выделяется на любые дополнительные задачи.
Какие нюансы следует иметь в виду относительно содержания документа? Заявка направляется на имя директора архива.
После обращения к должности директора госархива (указать, какого именно и где располагается) с фамилией, именем, отчеством вы вносите в бланк собственные ФИО и адрес фактического проживания, по которому планируете дожидаться корреспонденции. В число контактных данных следует обязательно внести либо телефон, либо электронный почтовый адрес (а лучше - и то, и другое). Разумеется, если вы проигнорируете данные требования, обращение будет считаться анонимным, и исполнения его ждать не приходится.
Как сделать запрос в архив о родственниках максимально продуктивно? Существуют ли какие-то правила написания текста заявления, повышающие шансы на успех? Достаточно распространен миф, согласно которому подробное изложение сути повышает вероятность столь же подробного ответа. К сожалению, данный подход можно считать актуальным лишь при сотрудничестве с частными платными работниками сферы генеалогии. Если же речь идет о государственном учреждении, всё ровно наоборот. Задачи следует формулировать как можно более лаконичнее и четче. Это повышает шансы повлиять на архивных служащих и заставить их рассмотреть ваше обращение как можно быстрее.
Сочинение с подробностями биографии предков, интересными только вам, писать не стоит. Указывать следует лишь необходимое число точных фактов - дат и мест рождений, населённых пунктов, имен и фамилий предков, степени вашего родства. Также не лишним будет обозначить тип интересующей вас записи. Если данные будут указаны на уровне "примерно", время поиска (как и стоимость исполнения запроса) увеличится, а порой информацию найти и вовсе будет нельзя. Завершите ваш запрос обязательной фразой о том, что предпринимаемые вами действия ведутся с целью восстановления родословной, нужной по определённым веским причинам, и труд работников архива будет непременно оплачен. Идеально будет, если уместите суть дела в три или четыре строчки.
Запрос в архив - образец
Для примера приводим образец обращения в архив с подобным запросом: "Просьба найти записи о смерти (о рождении) моей архиве прабабушки (фамилия, имя, отчество ) за год в селе (городе, деревне) N. В случае отсутствия метрик буду благодарен за информацию о сохранившихся ближайших генеалогических источниках, относящихся к указанному периоду. В случае успешного поиска желательно оформление архивной справки в виде выписки, ксерокопии либо фото страницы. Услуги готов полностью оплатить."
Аналогичный текст отправляется и в случае обряда бракосочетания. Запросы масштабного характера с расплывчатыми формулировками наподобие "исследуйте мой род с точки зрения генеалогии" либо "интересуюсь родословной моей фамилии" крайне не приветствуются. Они могут отпугнуть исполнителей. Решить подобную глобальную задачу - крайне трудоемкое дело, которое официально не входит в число обязанностей сотрудников архива.
В заключение отметим
В неформальном общении замечено, что обращения в культурной и вежливой манере вносят дополнительную мотивацию к качественному исполнению запросов. В этом нет ничего удивительного. Порой на сайтах архивов встречаются предупреждения о недопустимости грубых требований и неадекватных формулировок. Удивительно, что кто-то из заявителей может не понимать подобных вещей!
Обращение, как и любой официальный документ, завершается датой и подписью. Если предстоит пересылка по электронной почте, документ должен быть отсканирован. Дубликат запроса составлять не стоит. Судьба повторного обращения - попасть в хвост очереди и лишь добавить хлопот всё тем же сотрудникам. В случае возможного затягивания с ответом можно отправить официальную просьбу уточнить стадию исполнения запроса такого-то от даты такой-то.
На какие сроки следует ориентироваться? Вашу заявку архив может обработать как за несколько дней, так и за несколько месяцев. Бывают случаи, когда ответа приходилось ждать чуть ли не год. В среднем при хорошей работе учреждения и ответственном отношении его работников к собственным обязанностям можно надеяться на получение результатов в течение пары недель.
Как правильно написать запрос в архивах
- запросы социально-правового характера.
- исследование происхождения фамилии
- поиск биографической информации о конкретном человеке
Генеалогический запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.
Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Архив обязан отвечать не на все запросы, а только на такие, при написании которых выполнены определенные правила. Запрос должен содержать:
- сведения о том, кто его написал, название организации или фамилию имя и отчество гражданина,
- почтовый адрес, чтобы можно было ответить на ваш запрос по почте,
- тему - должно быть четко сформулировано, что именно вы хотите узнать
- хронологические рамки запрашиваемой информации - просить найти всех носителей вашей фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо.
На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними и обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.
Часть запросов архивы обязаны выполнять бесплатно.
Архив не может взимать плату за выполнение социально-правовых запросов граждан.
- подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы,
- прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий,
- избрании на выборные должности, награждении государственными наградами,
- присвоении почетных званий,
- нахождении на излечении,
- лицах, пострадавших от массовых репрессий (раскулаченных, насильственно переселенных, лишенных избирательных прав и др.);
- пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны;
- за срочное исполнение запросов (в течение 1-5 дней с момента обращения) по просьбе и с согласия заявителя;
- выдачу дубликата или переоформление архивной справки взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально);
- изготовление нескольких экземпляров архивной справки по просьбе заявителя; исполнение запросов о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд);
- запросов об имущественных правах.
Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) - не более 15 дней с момента регистрации запроса. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив. Также нельзя взимать плату за обслуживание в читальном зале архива (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации).
Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план. Для их выполнения в архиве можно создавать специальные структурные подразделения, временные трудовые коллективы, но запланировать это все равно нужно заранее, сразу, вдруг, сделать это невозможно.
Архив устанавливает цены на выполняемые платные работы и услуги, исходя из их производственной себестоимости и рентабельности, с учетом действующих налогов. В разных архивах эти цены различаются весьма существенно. Цена может устанавливаться и по согласованию с потребителем, так что по закону имеете право торговаться. Цены на платные работы и услуги утверждает директор архива.
Архивный фонд может состоять из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица; отдельного лица, семьи, рода; или быть объединенным, то есть образоваться в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).
Указатель - архивный справочник, представляет собой перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом.
Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.
Таким образом на основе описи или архивных справочников разного рода вы можете написать в архив не только что вы хотите узнать, но и по каким именно документам вы хотите это узнать, это существенно повысит вероятность устраивающего вас ответа.
При изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.
На обороте каждого листа копии документов проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителя. Копии документов, предназначенные для направления за рубеж, заверяются печатью с изображением государственного герба Российской Федерации и подписью руководства архива.
Не производится копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесен ущерб их физической сохранности. Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае. Копирование документов ограниченного доступа производится в порядке, предусмотренном соответствующими законодательными актами и нормативными документами. При копировании документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов учитываются ограничения, установленные
Тематический перечень документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных.
- Архив не вправе ограничивать или определять пользователям условия использования документной информации, полученной ими в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания платных услуг, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договорах по информационному обслуживанию.
- Архив ограничивает доступ пользователей к документам, содержащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, если не истек срок в 75 лет с момента создания таких документов. К таким документам и делам относятся: личные, персональные, следственные, судебные дела, документы кадровых служб, персонифицированные материалы переписей, социологических и иных обследований, медицинская документация, личная переписка.
- По требованию гражданина ему предоставляются для ознакомления все документы, касающиеся его, а также могут быть изготовлены их копии на бесприбыльной основе.
- В соответствии с новым законом архив обязан заключить договор с потребителем в случае коммерческого использования потребителем хранящихся в архиве документов и/или справочников к ним. Для этого архив производит экономическое обоснование договора, рассчитывает предполагаемые затраты и ожидаемый эффект. Проекты договоров архива с зарубежными потребителями и с российскими организациями, действующими совместно с зарубежными потребителями или по их поручительству, а также договора, носящие коммерческий характер, подлежат обязательному согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом.
- Генеалогические исследование - не тот случай, но если вы собрались выпустить книгу или диск с копиями архивных документов и продавать ее, лучше архив об этом предупредить и заключить соответствующий договор.
Правильно составить запрос архив
Как сделать запрос в архив?
Тем, кто не сталкивался еще с архивными запросами, полезно будет узнать, что запросы в архивы бывают трех видов:
- тематические — связаны с получением сведений по определенной проблеме или теме (биографии конкретного человека, исторических сведениях о чем-либо и т.д.);
- социально-правовые — связаны с обеспечением законных интересов и прав какого-либо лица или организации;
- генеалогические — запросы по истории семьи или рода или по установлению родства.
Кроме того, социально-правовые запросы делятся также на три вида:
- от физических или юридических лиц;
- консульские запросы: от лиц, проживающих за рубежом;
- служебного характера: от различных органов власти.
Как написать запрос в архив
- Прежде всего, в запросе должны содержаться сведения об отправителе. Если вы физическое лицо, то достаточно указать свою фамилию, имя и отчество, а если представляете организацию, то укажите ее название и юридический адрес.
- Обязательно укажите в тексте запроса свой обратный адрес, поскольку в противном случае работники архива просто физически не смогут вам отправить ответ.
- Очень важно сформулировать свой вопрос предельно ясно и четко. Если вы собираете данные о своих предках, не описывайте историю своей семьи подробно, а также откажитесь от расплывчатых формулировок в своем пожелании. Все дело в том, что существует регламент работы с запросами и обращениями от граждан и организаций, согласно которому в первую очередь запрос попадает на рассмотрение руководству архива. Именно руководитель определяет классификационную принадлежность запроса: тематический, социально-правовой или генеалогический. А далее, по характеру запроса, руководитель передает его уже в соответствующий отдел на исполнение. Поэтому, чем более расплывчатой будет ваша формулировка, тем более возрастает вероятность некорректного (разумеется, для вас) определения характера вашего запроса, а соответственно, и назначение его исполнителя. Нечеткий запрос будут отправлять из отдела в отдел, и вы можете дожидаться ответа очень долго.
- Обязательно определите рамки при запросе: временные (хронологические) либо территориальные. Особенно это важно, если вы ищете людей с распространенной фамилией. В этом случае всех ваших однофамильцев найти просто не получится. Поэтому указывайте временной период, а также территориальные рамки для того, чтобы поиск родственников увенчался успехом.
Ещё больше интересного
Как сделать запрос в архив
24 июня 2015, просмотров: 10222, Раздел: Документы
Когда возникает необходимость восстановить утраченные документы или восстановить утерянную информацию, встает вопрос, как сделать запрос в архив. Чтобы запросить нужные сведения, необходимо знать точную процедуру обращения в это заведение. Что это за процедура, в какой последовательности проводить действия, мы расскажем в этой статье.
Как правило, архив – это государственное учреждение, которое предназначено для хранения данных в определенных условиях. При этом гарантируется безопасность содержания документов. Задачи архива – не только хранить данные, но и предоставлять информацию по требованию государственных органов или частных лиц.
Архивы существовали с незапамятных времен. Как только развитие цивилизации достигало определенного уровня, у него постепенно начиналось зарождение архивного дела. Сегодня известно, что архивы существовали не только в средневековой Европе, Древней Греции и Византии. Историки располагают архивными документами Древнего Рима, Ассирийского государства, Египта, Вавилона. В разные времена архивы делились на центральные и региональные, сюзеренов и вассалов, церковные и даже отдельных семей.
Сегодня архивы формируются по ведомственному и государственному принципу. То есть информация собирается в рамках определенного ведомства или по определенной территории.
Исходя из этого архивы принято делить на:
• общинные, частные, общественные;
• исторические, текущие, государственные, правительственные, федеральные.
Сделать запрос в архив может любой человек, организация, в том числе и органы власти. В последнем случае запрос в архив будет иметь служебный характер. Также могут сделать запрос в архив иностранные граждане из-за границы. В этом случае он называется консульским.
К слову, запрос в архив может быть сделан не только за личными данными, но и за историческими документами. Обычно такими документами интересуются историки, писатели, сценаристы, ученые. В последнем случае, если информация необходима для диссертации, кроме паспорта необходимо предоставить документ, который подтверждает тему работы и статус интересующегося.
Где и как сделать запрос в архив
Куда идти и как сделать запрос в архив, зависит от того, какого рода информация вам нужна. Например, если вам нужны личные сведения о гражданине, то можно обратиться в районный архив ЗАГСа. Но надо учитывать, что там данные хранятся не более 75 лет. По истечению этого срока они передаются в областной архив. Для возобновления записи в трудовой книге надо подать запрос в архив в территориальный или Государственный военный, если речь идет о военнослужащем, или же Центральный военно-морской, если речь идет о моряке.
В любом случае поиски нужной информации всегда стоит начать с центрального городского архива места работы или пребывания человека. Сегодня многие архивы предоставляют онлайн-услуги поиска данных.
Виды архивных запросов
Запрос в архив может быть одним из трех видов:
• социально-правовой – консульский, служебный, частных лиц, направленный на получение информации для соблюдения интересов и прав организаций и лиц;
• генеалогический – для установления родства, уточнения истории рода или семьи;
• тематический – запрос в архив касательно определенного факта, события или темы.
Порядок обработки запросов закреплен Федеральным законом №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с ним ответ на запрос в архив должен быть дан не позже 30 дней с момента обращения. В отдельных случаях срок может быть увеличен еще на 30 дней. Но в этом случае сотрудник архива обязан уведомить запрашиваемого в письменной форме о продлении срока.
Бывают случаи, когда обращаются с запросом не в тот архив. Тогда его сотрудники обязаны в течение пяти дней перенаправить запрос по нужному адресу. Об этом также уведомляют заявителя письменно.
Теперь перейдем к вопросу, как сделать запрос в архив. Чтобы получить интересуемую информацию, надо написать соответствующее заявление. Не существует строго установленной формы этого документа. Но в некоторых заведениях предлагают образец запроса в архив к заполнению. Пишется он в свободной форме. Но при этом в заявлении обязательно должна содержаться определенная информация.
• название архива и ФИО его руководителя;
• адрес и ФИО заявителя;
• его контактный телефон;
• если запрос дает юридическое лицо, то исходящий номер заявления, реквизиты организации и адрес.
Затем посередке пишется слово «Заявление». После этого можно подробно написать запрос в архив. Здесь следует указать такую информацию:
• изложить информацию о том, что это за запрос, и указать время, когда нужно получить эту информацию;
• объяснить, почему и зачем нужна информация;
• электронный или почтовый адрес, по которому выслать ответ;
• подпись заявителя и печать, если запрос оформляется юридическим лицом.
Пример запроса в архив:
Мало правильно написать запрос в архив. Еще необходимо его правильно подать. Можно лично с паспортом и заявлением прийти в архив и сдать заявление. Или же отправить по почте заказным письмом. Сегодня также появилась возможность оформить запрос по Интернету. В этом случае вам обязаны на электронную почту прислать уведомление о получении запроса.
На запрос архив не выдает оригинал документа, а предоставляет справку специальной формы, в которой приведены все данные в соответствии с запросом. Также могут предоставить архивную выписку, в которой будет оказано содержание документа. Можно получить и архивную копию документа.
Если информация не была найдена, заявителя уведомляют письмом и дают рекомендации по поиску информации. В целом, вопрос, как сделать запрос в архив. решается просто – достаточно обратиться в нужный архив с заявлением.
Как составлять запрос в архив?
На первый вопрос ответить легко, потому что практически во всех странах архивы фондируются по региональному признаку. Если перевести эту мудреную фразу на нормальный человеческий язык - архивы принимают и хранят документы тех организаций, которые расположены на данной территории (область, город, район и т.д.)
То есть, если Вы сейчас проживаете в Украине, а справка Вам нужна о Вашей работе в Казахстане, то запрос нужно направлять в Казахстан, в архив той области, где Вы работали.
Запрос лучше отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы быть уверенным - Ваше письмо дойдет до адресата.
Что касается второго вопроса - в какой форме составляется запрос - тут еще проще. В произвольной! Вот только не нужно много писать. Архив отвечает на конкретный запрос. Поэтому оптимальными будут такие:
"Прошу выслать мне выписку из метрической книги о рождении такого-то (полные фамилия, имя, отчество). Родился тогда-то там-то". Всё!
Или: "прошу выслать мне архивную справку - выписку из приказа о приеме на работу. Был принят в такую-то организацию (обязательно полное название и подчиненность) тогда-то (месяц, год) на такую-то должность.
Ну а если все-таки у Вас возникают трудности с составлением запроса, то можно проконсультироваться у специалистов. В каждом городе и районе есть государственный архив, где Вам подробно объяснят, как и куда нужно отправить письмо, помогут найти адрес нужного архива.
Что касается архивов ЗАГС, то тут есть определенные сложности: ЗАГСы в большинстве стран СНГ справки по метрическим книгам частным лицам выдают с большими оговорками. Поэтому если Вам нужна справка из архива ЗАГСа, то в этом случае лучше всего подойти в ближайший к Вам отдел ЗАГС и проконсультироваться там.
Как можно мне получить справку-подтверждение, о том что я 1991 году работала в г.Экибастузе в штате райкома комсомола техничкой
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как можно получить выписку из Метрической книги о рождении? Уже в течении 2-х лет посылаю запросы и нет никакого ответа, может я делаю что то не так? Посылала различные варианты названий и архивная справка о рождении, и Метрическая справка о рождении, но ответа нет, что делать? Спасибо!
Обычно приказ не состоит из одного пункта и не содержит указания на действия только одного работника. В итоге объем документа может получиться солидным, а потому делать копию всего приказа, чтобы предоставить по месту требования данные только об одном сотруднике, абсолютно нецелесообразно ни с точки зрения практичности, ни с точки зрения конфиденциальности внутренней информации.
Боднар Лидия Владимировна
Здравствуйте,хочу отправить запрос на подтверждение стажа в государственный архив Казахстана, Акмолинская область, Жаксынский район, п. Жаксы. Совхоз "Дружба", проработала с 25.09.1985 по 02.11.1986. Спасибо.
ГЕНЕАЛОГИЯ: Работа с архивами
Данная статья продолжает цикл методических рекомендаций на тему проведения генеалогических исследований, восстановления истории своего Рода. Цель этой работы — дополнительное разъяснение технологии работы с архивами и архивными фондами. Как было уже вкратце описано в первой статье цикла — работа с архивами расширяет область познания в деле проведения генеалогических исследований, поэтому этот этап в работе генеалога является одним из важнейших, но, в силу своей специфики, в то же время и довольно сложным в исполнении.
Статья подготовлена после скрупулезного изучения материалов, представленных в интернете, а также по личному опыту автора взаимодействия с государственными архивами и архивными службами.
Архив — это государственное учреждение, которое владеет, пользуется и распоряжается частью документов Архивного фонда России, постоянно хранит их, обеспечивает целостность исторически сложившихся документальных комплексов и условия для их использования, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, а также удовлетворяет информационные потребности населения.
Как видно, работа с гражданами у архивов стоит далеко не на первом месте. Кроме того, сотрудники архивных служб руководствуются в своей работе множеством законов, нормативных актов и прочих основополагающих документов, которые регламентируют деятельность архивных учреждений. Поэтому первой и главной задачей архивариусов является обеспечение сохранности документов, переданных им для хранения, поэтому ответы на запросы производятся по мере наличия свободного времени.
У каждого архива есть устав, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, нормы времени и нормы выработки на основные виды работ и операций. Архивы составляют годовые, а то и перспективные планы, где определяются приоритетные направления, виды работ, проводится расчёт бюджета рабочего времени, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий. План согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива. Этим и обусловлена медленность работы архива при выполнении запросов граждан — при появлении множества генеалогических запросов сотрудники архива ставят их в очередь и выполняют только при наличии временных ресурсов.
Типы запросов, отсылаемых в архивы
Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определённой проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, Рода.
Запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Архив не обязан отвечать на все запросы. Ответы даются только на такие, при написании которых выполнены определённые правила — запрос должен содержать: сведения о том, кто написал запрос, т.е. название организации или фамилию, имя и отчество гражданина; почтовый адрес, чтобы можно было ответить на запрос по почте; тему — то есть должно быть чётко сформулировано, что именно необходимо узнать; хронологические и географические рамки запрашиваемой информации — просить найти всех носителей определённой фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо.
На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. На остальные запросы ответить они обязаны. Часто имеет смысл позвонить в архив и узнать, получен ли запрос, а потом звонить ещё неоднократно, чтобы узнавать, как дела. Запрос пишется на имя директора архива. Строгой формы запроса нет, главное, чтобы всё было написано понятно.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или даёт организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними — архив заранее высылает уведомление о том, сколько придется заплатить за исполнение запроса.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы.
Бесплатные и платные услуги
Часть запросов архивы обязаны выполнять бесплатно. Архив не может взимать плату за выполнение социально-правовых запросов граждан. Это включает в себя запросы о:
- подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы,
- прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий,
- избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почётных званий,
- нахождении на излечении,
- получении образования;
- лицах, пострадавших от массовых репрессий (раскулаченных, насильственно переселённых, лишённых избирательных прав и др.);
- пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны;
- реабилитации.
Впрочем, плату могут взимать и по социально-правовым запросам: за срочное исполнение запросов (в течение 1 — 5 дней с момента обращения) по просьбе и с согласия заявителя; выдачу дубликата или переоформление архивной справки взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально); изготовление нескольких экземпляров архивной справки по просьбе заявителя; исполнение запросов о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд); запросов об имущественных правах.
Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлён, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) — не более 15 дней с момента регистрации запроса.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в пятидневный срок с момента поступления запроса в архив.
Также нельзя взимать плату за обслуживание в читальном зале архива (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации). Архив может самостоятельно определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются бесплатно или на льготных условиях.
Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор. Виды и объёмы платных работ и услуг включаются в план. Для их выполнения в архиве могут создавать специальные структурные подразделения или временные трудовые коллективы, но запланировать это всё равно нужно заранее, сразу сделать это невозможно.
Архив устанавливает цены на выполняемые платные работы и услуги, исходя из их производственной себестоимости и рентабельности, с учётом действующих налогов. В разных архивах эти цены различаются весьма существенно. Цена может устанавливаться и по согласованию с потребителем. Цены на платные работы и услуги утверждает директор архива.
Архивы исполняют генеалогические запросы, поступающие от граждан, генеалогических обществ и других организаций в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с договорами, заключенными с ними. Генеалогические запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке. Информация заявителю представляется в форме родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, выписок или копий документов, устанавливающих родственные связи.
На выполнение каждого официального заказа отводится определённое время. Заработная плата работника не зависит от того, насколько хорошо он выполнит заказ и найдёт ли то, что требуется, но, не среагировав на запрос в срок, он может пострадать. Поэтому, если в запросе будет неправильно указано, например, наименование населённого пункта, весьма вероятно, что архив сообщит, что такого селения не существует в природе, и на этом всё закончится. Поэтому запросы надо писать как можно более точно. Лучше заранее знать, какие именно архивные документы содержат нужную информацию и указывать их в запросе. Узнать это вполне возможно.
Все документы в архиве должны быть учтены. Основные единицы учёта — архивный фонд, архивная коллекция (опись) и единица хранения (документ). Документы могут подразделяться на листы.
Схема систематизации единиц хранения закрепляется описью (описями). Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объёма и удобства пользования. Описи создаются в трёх экземплярах, третьи экземпляры размещаются в читальном зале.
В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.
Помочь разобраться в том, что есть в архивах могут архивные справочники:
Путеводитель — архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Это может быть путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Туда включаются не все фонды, дела и документы, производится отбор.
Каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Указатель — архивный справочник, представляет собой перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Обзор — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.
Таким образом на основе описи или архивных справочников разного рода можно составить запрос таким образом, чтобы в нём было чётко указано не только то, что необходимо узнать, но и по каким именно документам это можно найти. Это существенно повысит вероятность правльного и полноценного ответа.
Возможные варианты ответов архива
При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.
Если документы имеются в распоряжении архива, в результате проведённых работ архив направляет пользователям информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива. Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.
Сведения о работе, учёбе в нескольких организациях или учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала (»Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка. В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для её составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.
В справке, предназначенной для направления за границу, поисковые данные документов не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.
Все листы справки должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории России, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за границу, подписывается руководством архива и заверяется печатью с изображением государственного герба России.
К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением специального штампа — «апостиля». На справках, составленных архивом, апостиль проставляется руководством вышестоящего органа управления архивным делом.
Архив выдаёт архивные справки, архивные выписки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам — при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.
Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка или архивная копия, предназначенная для направления за границу, выдаётся при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины.
Архивная копия — официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.
При изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.
На обороте каждого листа копии документов проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителя. Копии документов, предназначенные для направления за границу, заверяются печатью с изображением государственного герба России и подписью руководства архива.
Не производится копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесён ущерб их физической сохранности. Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.
При копировании документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов учитываются ограничения, установленные фондообразователями или их правопреемниками (наследниками) при передаче документов в архив на постоянное или депозитарное хранение.
Копирование документов, составляющих объекты авторского права, осуществляется с учётом норм Закона Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах».
Объёмы копирования документов, неопубликованных описей, каталогов, других архивных справочников, а также баз и банков данных по заказам пользователей устанавливаются руководством архива в каждом конкретном случае.
На копиях, изготовленных по заказам пользователей, архивом указываются поисковые данные документов. Копии документов выдаются заказчикам или их доверенным лицам, и могут быть высланы по указанным адресам. Вывоз копий документов на различных носителях за пределы России осуществляется в порядке, установленном Министерством культуры Российской Федерации.
Архивная выписка — официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определённому факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.
В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причём связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, могут оговариваться словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. После текста архивной выписки указываются поисковые данные.
Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.
Информационное письмо — письмо, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определённой проблеме, теме.
Тематический перечень документов — систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учёта по определённой теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных.
Тематическая подборка копий документов — систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определённой теме (вопросу). Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.
Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива.
Выдача подлинных документов об актах гражданского состояния (рождения, смерти, регистрации брака и др.) проводится по согласованию с органами ЗАГС.
Реабилитированные лица, проходившие в качестве обвиняемых (подсудимых, осуждённых) или их родственники, а также лица, в отношении которых осуществлялись фильтрационно-проверочные мероприятия, или их родственники имеют право на получение подлинников сохранившихся в делах документов творческого характера, в том числе рукописей, фотографий, писем и других личных документов.
С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях.
Выдача подлинных личных документов оформляется распиской заявителя, актом об изъятии из дел подлинных документов, которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда. Изменения объёма фондов при выдаче подлинных дел без замены их копиями учитываются в установленном порядке. Не подлежат изъятию из архивных дел находящиеся в них паспорта, военные билеты, служебные удостоверения.
Подлинные личные документы могут быть высланы гражданам ценными письмами.
Отдельные интересные аспекты работы с архивами
В архивах хранятся весьма интересные документы, которые помогают делать не только генеалогические исследования, но и исследования жизни русского общества, его историю, динамику развития, особенности для различных местностей и другие аспекты. Такие документы могут стать подспорьем лицам разлчных интересов, от историков и этнографов до расологов.
В качестве примера можно рассмотреть ту информацию, которую можно получить из данных ревизских сказок после необходимой обработки. В качестве примера взята ревизская сказка X ой ревизии по селу Раёво Шацкого уезда Тамбовской губернии (ревизия проводилась 1 марта 1858 года).
После обработки всех данных указанной ревизской сказки был получен интересный результат по динамике роста численности населения в отдельно взятом селении. В первую очередь был построен график зависимости числа живущих в текущий момент времени персон от года рождения (данный тип графика показателен для выявления общей тенденции развития численности населения). Итого на 1858 год в селе Раёво такая зависимость выглядит следующим образом:
Рисунок 1. Зависимость числа живущих персон от года рождения
Аппроксимируя указанный график с учётом того, что в 1858 году в селе Раёво проживало около полутора тысяч человек, можно предположить, что динамика развития населения шла по колоколообразной кривой, что свидетельствует о том, что общество во первых молодое (не стареющее, как в современной Европе), а во-вторых увиличивается экспоненциальными темпами. Это идёт в разрез с коммунистическим жупелом о крепостном праве и всеобщем рабстве крестьян — рабы так не развиваются.
Второй весьма показательный график освещает динамику рождаемости и смертности населения за 1850 — 1858 гг. По этому графику видно, что даже в самые лютые годины (1853 год и 1856 год), когда происходили какие-то местные неурядицы, рождаемость всё равно превышала смертность в 5 — 10 раз (1858 год во внимание не принимается, т.к. информация в ревизской сказке по этому году представлена только за два первых месяца). Так что ни о каком так называемом «русском кресте» речи быть и не могло.
Рисунок 2. График динамики рождаемости и смертности
Такая ситуация прослеживается в каждом населённом пункте, ревизские сказки по которым удалось изучить автору. В свою очередь это свидетельствует, что всё население Российской Империи (бывшее на 90% крестьянами) развивалось подобным образом. Если теперь сравнить полученные графики с подобными, построенными для текущего состояния населения России, то можно сделать очень печальные выводы.
Второй аспект изучения архивных материалов заключается в том, что такое изучение ясно доказывает тот факт, что селения являлись (и до сих пор являются) местами проживания кланов (для расшифровки термина «клан» необходимо обратиться к предыдущей статье). Более того, кланами являются вообще всё множество населённых пунктов, принадлежавших одному помещику (зачастую и сам помещик входил в этот клан).
Этот аспект указывает во-первых на границы поиска информации о предках — в большинстве случаев границы очерчены вотчинами помещиков, которым принадлежали крестьяне, являющиеся предками исследователя (естественно, что речь идёт только о крестьянском сословии). Во-вторых этот факт ясно доказывает, что русское общество всегда было клановым, и тем жило. И только когда кланы разрушили (уничтожение крестьянства, раскулачивание, коллективизация и урбанизация), Русский народ начал вымирать.
Таким образом, одной из задач, которые автор видит в качестве подспорья в поднятии национального духа нашего народа, является восстановление кланов. В одной из следующих статей этот вопрос будет рассмотрен самым подробным образом.
Источники:
forum.vgd.ru , shik-o-lad.ru , tato1956.ucoz.ru , www.kak-delat-pravilno.ru , roman-dushkin.narod.ru ,Следующие статьи:
- Как правильно написать заявление в свободной форме в сбербанк
- Как правильно написать заявление департаменту имущественных отношений
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
